Användarvillkor

Dokumenttyp	GDPR
Version	0.1
Utfärdat av	Styrelsen 22/23
Utfärdat	2023-03-18
Uppdaterad	2023-07-08

Användarvillkor och hantering av personuppgifter (GDPR) Göteborgs Kvinnliga Idrottsklubb

Organisationsnummer: 857203-7441

Föreningen har som ändamål att bedriva idrottslig verksamhet i enlighet med stadgarna samt föreningens vision och värdegrund. Göteborgs KIK hanterar personuppgifter i ändamål för administration, kommunikation, föreningsaktiviteter och ekonomiska transaktioner (medlemsavgifter, tävlingsavgifter, tränarlöner m.m) Vi hanterar personuppgifter för samtliga medlemmar, föräldrar till medlemmar, funktionärer, anställda, styrelsemedlemmar, sponsorer och samarbetspartner. Uppgifterna hanteras i vårt medlemsregister och i vårt finansiella faktureringssystem.

GKIK följer integritetspolicyn i Riksidrottsförbundets policy (rf.se/Personuppgifter). För anställda följer vi arbetsgivaralliansens rekommenderade personuppgiftspolicy.

På vår hemsida (www.gkik.se) och på sociala medier möjliggör “cookies” användarupplevelsen och identifierar återkommande besökare. Insamlad data från cookies används eller kopplas inte till personlig identifierbar information och används inte för andra ändamål.

Medlemmar

Vi hanterar medlemmars, vårdnadshavares och anställdas namn, kontaktuppgifter, personnummer, bankuppgifter, träningsaktivitet, tävlingsresultat och antal funktionärsuppdrag. Uppgifterna används för att kunna informera, hantera träningsgrupper, registrera närvaro, söka statliga och kommunala bidrag, fakturera medlemsavgifter, anmäla till olika arrangemang, registrera resultat och ta fram statistik.

Vid anmälan till olika arrangemang överför vi namn, kontaktuppgifter, ålder och personliga önskemål som t.ex kost till respektive arrangör. För ansökan om bidrag lämnas namn, personnummer och aktivitet i klubben till bidragsgivare.

Uppgifter om medlemskap raderas senast 1 år efter avslutat medlemskap om inga andra juridiska relationer kvarstår, som till exempel ekonomiska skulder/tillgångar. Dessutom bevarar klubben information om resultat och förtroendeuppdrag, såsom styrelseuppdrag, för arkivändamål.

Deltagare

Vid klubbens arrangemang (för medlemmar och/eller icke medlemmar) hanterar vi namn, kontaktuppgifter, personnummer och när aktuellt även val av tävlingsklass, specialkost eller andra personliga önskemål.

Uppgifter raderas ett 1 år efter arrangemanget om inga andra juridiska relationer kvarstår som till exempel ekonomiska skulder/tillgångar. Dessutom bevarar klubben information om resultat för arkivändamål.

Ledare och tränare

Den 1 januari 2020 ska föreningar begära begränsat registerutdrag ur belastningsregistret för den som anställs, har uppdrag i föreningen och har direkt och regelbunden kontakt med barn. Registerutdrag ska alltid ske vid tillsättningar. Läs mer på https://www.rf.se/rf-arbetar-med/trygg-och-inkluderande-idrott/krav-pa-registerutdrag

Samtliga ledare/tränare, anställda, inhyrda eller oavlönade som fyllt 15 år och har kontakt med personer under 18 ansvarar för att skicka in ett utdrag ur belastningsregistret. Uppvisandet sker för utsedd person inom respektive sektion och enbart datum noteras. Detta sker minst vart tredje år. Ledaren begär själv utdrag via polisen.se under: Tjänster och tillstånd/Belastningsregistret.

Mer information: https://polisen.se/tjanster-tillstand/belastningsregistret/

Anställda

För anställda hanteras samma uppgifter som gäller för medlemmar, dessutom hanteras lön, sjukdom, facklig tillhörighet och andra anställningsrättsliga data.

Uppgifter raderas 1 år efter avslutad anställning om inga andra juridiska relationer kvarstår, som till exempel ekonomiska skulder/tillgångar, eller när lag eller fackligt avtal så föreskriver. Dessutom bevarar klubben information om den anställdes uppdrag för arkivändamål.

Sponsorer, leverantörer och samarbetspartners

För att skapa hållbara relationer med våra sponsorer, leverantörer och samarbetspartners behåller vi fortlöpande namn, kontaktuppgifter och personnummer/organisationsnummer.

Uppgifterna som är av ekonomiskt slag sparas i sju år enligt bokföringslagen.

Tillgång till och korrigering av personuppgifter

Personuppgifterna hanteras av våra system- och driftleverantörer för att ge bästa service till de som berörs. Sekretessen av data skyddas i våra avtal med dem.

Du har när som helst rätt att dra in samtycke eller begära radering eller begränsning av personuppgifter. Kontakta styrelsen för att utöva dina rättigheter. Alla felaktigheter önskar vi korrigera så snart som möjligt. Som medlem kan man själv logga in i vårt medlemsregister och uppdatera den information som är inaktuell eller felaktig. Har du frågor om föreningens personuppgiftsbehandling, vill utöva dina rättigheter eller har frågor kontaktar du styrelsen via kansliet@gkik.se.